Từ rà soát bộ máy, hệ thống văn bản và dữ liệu đến xây dựng nền tảng cho một phương thức quản trị mới
Chiều ngày 08/9/2026, PGS.TS Võ Văn Minh, Hiệu trưởng Trường Đại học Sư phạm – Đại học Đà Nẵng chủ trì cuộc họp rà soát cấu trúc hệ thống văn bản quản lý và triển khai công tác chuyển đổi số của Nhà trường.
Tham dự cuộc họp có các Phó Hiệu trưởng, Trưởng các đơn vị chức năng và đội ngũ chuyên viên trực tiếp tham gia thực hiện nhiệm vụ.
Điểm đặc biệt của cuộc họp không chỉ nằm ở nội dung được triển khai, mà còn ở cách tiếp cận mới được thống nhất: thay vì tổ chức hai chương trình, hai cuộc triển khai hoặc hai nhóm nhiệm vụ riêng biệt, Nhà trường lựa chọn một cách làm thống nhất.
Hai văn bản chỉ đạo. Một cuộc họp. Một lần báo cáo. Một lần thảo luận. Một cách triển khai. Và cùng hướng đến một mục tiêu chung: từng bước thay đổi cách thức tổ chức, vận hành và quản trị Trường Đại học Sư phạm – Đại học Đà Nẵng trong giai đoạn mới.
PGS.TS. Võ Văn Minh, Hiệu trưởng Nhà trường chủ trì cuộc họp.
Hai nội dung, một chương trình hành động
Rà soát hệ thống văn bản quản lý và chuyển đổi số, thoạt nhìn, có thể là hai nhóm công việc khác nhau. Một bên liên quan đến quy chế, quy định, quy trình, biểu mẫu. Một bên liên quan đến công nghệ, hệ thống, dữ liệu và các nền tảng số. Nhưng thực tế, hai công việc này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Không thể chuyển đổi số hiệu quả nếu chưa hiểu rõ công việc đang được thực hiện như thế nào. Không thể xây dựng hệ thống số nếu quy trình còn chồng chéo, chưa rõ trách nhiệm. Không thể quản trị bằng dữ liệu nếu chưa xác định được dữ liệu nào được tạo ra, ai chịu trách nhiệm và dữ liệu đang được quản lý ở đâu. Vì vậy, tại cuộc họp, Hiệu trưởng Nhà trường Võ Văn Minh đã nhấn mạnh một cách tiếp cận xuyên suốt: Chúng ta không triển khai hai văn bản như hai công việc riêng biệt. Chúng ta đang triển khai một chương trình thay đổi cách quản trị và vận hành UED.
Con đường đó được nhìn nhận theo một chuỗi logic thống nhất: Công việc → Quy định → Quy trình → Dữ liệu → Hệ thống số → Quản trị bằng dữ liệu → Từng bước ứng dụng AI. Trong đó, việc rà soát và hoàn thiện hệ thống quản trị chính là nền móng để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi số.
Không bắt đầu từ phần mềm, bắt đầu từ công việc
Một trong những định hướng quan trọng được thống nhất tại cuộc họp là: Chuyển đổi số không bắt đầu từ việc mua phần mềm. Chuyển đổi số phải bắt đầu từ việc hiểu rõ công việc. Trong nhiều trường hợp, chuyển đổi số thường được hiểu đơn giản là đưa công việc từ giấy tờ lên máy tính hoặc triển khai thêm một phần mềm mới. Nhưng nếu cách làm cũ vẫn phức tạp, quy trình vẫn chồng chéo và trách nhiệm vẫn chưa rõ ràng, thì công nghệ chỉ có thể giúp chúng ta thực hiện những quy trình phức tạp đó nhanh hơn. Đó không phải là mục tiêu mà UED hướng đến.
Nhà trường thống nhất phương pháp: AS-IS → TO-BE → DIGITAL. Trước hết, cần nhìn lại: Hiện nay chúng ta đang làm như thế nào? Đó là giai đoạn AS-IS. Sau đó, cần trả lời: Chúng ta nên tổ chức công việc như thế nào để tốt hơn, hợp lý hơn và hiệu quả hơn? Đó là giai đoạn TO-BE. Và chỉ khi công việc, quy trình và trách nhiệm đã được rà soát, cải tiến và chuẩn hóa, Nhà trường mới xác định: Những nội dung nào cần số hóa? Hệ thống nào cần xây dựng? Dữ liệu nào cần kết nối? Đó là giai đoạn DIGITAL.
Tinh thần chung được xác định rất rõ: Không số hóa sự phức tạp.
TS. Đinh Thị Mỹ Hạnh, Phó Hiệu trưởng Nhà trường phát biểu tại cuộc họp.
Một ngôn ngữ quản trị chung cho toàn trường
Để các đơn vị có thể cùng hiểu và cùng làm, cuộc họp thống nhất một cách tiếp cận chung đối với mọi công việc.
Mỗi đơn vị, mỗi lĩnh vực cần trả lời rõ những câu hỏi cơ bản: Công việc gì? Căn cứ vào quy định nào? Quy trình được thực hiện như thế nào? Ai chịu trách nhiệm? Dữ liệu nào được tạo ra? Dữ liệu đang được quản lý ở đâu? Có thể cải tiến và số hóa như thế nào?
Những câu hỏi tưởng chừng đơn giản này chính là cơ sở để Nhà trường nhìn lại toàn bộ cách thức vận hành hiện nay. Từ đó, mỗi đơn vị không chỉ rà soát văn bản, mà phải nhìn nhận công việc của mình theo một hệ thống tổng thể: Nghiệp vụ – Quy trình – Con người – Dữ liệu – Hệ thống. Đây cũng là nền tảng để hình thành một ngôn ngữ quản trị chung trong toàn trường.
PGS.TS. Nguyễn Minh Lý, Trưởng Phòng Khoa học và Hợp tác quốc tế phát biểu tại cuộc họp.
Không giao việc chung chung: rõ người, rõ việc, rõ sản phẩm, rõ tiến độ
Một trong những yêu cầu được Hiệu trưởng đặc biệt nhấn mạnh là việc triển khai sau cuộc họp phải đi vào thực chất. Không dừng lại ở việc phổ biến văn bản. Không giao nhiệm vụ chung chung cho tập thể. Không để mỗi đơn vị tự hiểu và tự triển khai theo những cách khác nhau.
Ngay sau cuộc họp, các Trưởng phòng được giao nhiệm vụ nghiên cứu kỹ hai văn bản chỉ đạo, xác định đầy đủ các công việc thuộc lĩnh vực phụ trách và tổ chức phân rã nhiệm vụ đến từng cá nhân.
Mỗi công việc phải được xác định:
RÕ NGƯỜI – Ai trực tiếp thực hiện?
RÕ VIỆC – Nội dung cụ thể cần thực hiện là gì?
RÕ SẢN PHẨM – Sau khi hoàn thành phải tạo ra sản phẩm gì?
RÕ THỜI GIAN – Khi nào phải hoàn thành?
RÕ TRÁCH NHIỆM – Ai chịu trách nhiệm chính? Ai phối hợp?
Các Phó Hiệu trưởng phụ trách lĩnh vực trực tiếp chỉ đạo, theo dõi tiến độ và tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai. Các Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức lực lượng thực hiện trong đơn vị. Mỗi viên chức được giao nhiệm vụ cụ thể và chịu trách nhiệm đối với sản phẩm của mình.
Tinh thần chung là: Mỗi người đều phải biết mình làm gì. Mỗi đơn vị đều phải biết mình cần tạo ra sản phẩm gì. Và toàn trường phải biết chúng ta đang cùng hướng đến điều gì.
ThS. Đàm Minh Anh, Phó Trưởng Phòng Tổ chức – Hành chính phát biểu tại cuộc họp.
Một tháng ra quân: không phải để bắt đầu, mà để có sản phẩm
Nhà trường xác định đây là một đợt triển khai tập trung trong thời gian một tháng.
Thời gian không dài. Khối lượng công việc không nhỏ. Nhưng chính vì vậy, cách tổ chức phải khác. Không thể triển khai theo kiểu vừa làm vừa chờ. Không thể chỉ họp để phân công rồi để các đơn vị tự xoay xở. Không thể chờ đến cuối kỳ mới kiểm tra tiến độ.
Tinh thần của đợt triển khai được xác định: “01 THÁNG KHÔNG PHẢI ĐỂ BẮT ĐẦU. 01 THÁNG LÀ ĐỂ RA SẢN PHẨM.”
Trong tháng ra quân, các đơn vị tập trung thực hiện các nhóm công việc: Rà soát và kiểm kê hiện trạng. Phân tích những vấn đề còn tồn tại. Chuẩn hóa công việc, quy trình và dữ liệu. Xác định những nội dung cần sửa đổi, bổ sung hoặc hoàn thiện. Xác định các hệ thống đang sử dụng. Đề xuất các hướng cải tiến và số hóa.
Kết thúc đợt triển khai, các sản phẩm phải được thể hiện bằng kết quả cụ thể, có thể kiểm tra, đánh giá và tiếp tục sử dụng cho các giai đoạn tiếp theo.
ThS. Tống Thị Quý, Phó Trưởng phòng Phòng Tổ chức – Hành chính phát biểu tại cuộc họp.
Một lần rà soát, tạo ra nhiều nền tảng cho tương lai
Điểm quan trọng trong cách làm lần này là Trường Đại học Sư phạm – Đại học Đà Nẵng không hướng đến việc tạo ra những báo cáo mang tính hình thức. Mỗi đơn vị không làm hai bộ báo cáo riêng biệt cho công tác quản trị và chuyển đổi số.
Thay vào đó, toàn trường hướng đến xây dựng một bộ sản phẩm chung. Thông qua quá trình rà soát, UED từng bước xác định: Những công việc đang thực hiện. Những văn bản đang điều chỉnh công việc. Những quy trình đang vận hành. Những biểu mẫu đang sử dụng. Những dữ liệu đang được tạo ra và quản lý. Những hệ thống đang hỗ trợ công việc. Những bất cập cần giải quyết. Những nội dung có thể cải tiến và số hóa.
Từ những sản phẩm của từng đơn vị, Nhà trường sẽ từng bước hình thành: Bản đồ nghiệp vụ UED. Bản đồ quy trình UED. Bản đồ dữ liệu UED. Bản đồ hệ thống UED.
Đây không chỉ là sản phẩm của một đợt rà soát. Đây là những dữ liệu đầu vào quan trọng để UED tiếp tục xây dựng kiến trúc quản trị và kiến trúc chuyển đổi số trong thời gian tới.
Chuyển đổi số không phải việc riêng của CNTT
Một nhận thức quan trọng cũng được thống nhất tại cuộc họp: Chuyển đổi số là công việc của toàn trường.
Công nghệ thông tin có vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng hạ tầng, phát triển các hệ thống, hỗ trợ kỹ thuật và kết nối dữ liệu.
Tuy nhiên, CNTT không thể làm thay nghiệp vụ. Đơn vị công nghệ không thể tự quyết định một quy trình tuyển sinh, một quy trình đào tạo, một quy trình quản lý sinh viên hay một quy trình quản lý tài chính. Người hiểu công việc nhất phải là người làm công việc đó. Người quản lý lĩnh vực phải là người chịu trách nhiệm về cách lĩnh vực đó vận hành.
Vì vậy Trưởng đơn vị không chỉ quản lý công việc. Mà từng bước phải quản lý cả: Nghiệp vụ. Quy trình. Dữ liệu. Và quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực phụ trách. CNTT sẽ là lực lượng đồng hành, hỗ trợ chuyên môn kỹ thuật và kết nối hệ thống. Nhưng sự thành công của chuyển đổi số trước hết phụ thuộc vào sự chủ động của từng đơn vị nghiệp vụ.
ThS. Phạm Thị Minh Trang (Trung tâm CNTT và HLS) đóng góp ý về các quy trình, biểu mẫu thực hiện.
Nhà trường đầu tư nguồn lực để tạo ra kết quả
Một yêu cầu quan trọng khác được Hiệu trưởng đặt ra là: Nhà trường không chỉ giao nhiệm vụ và yêu cầu kết quả. Nhà trường phải tổ chức nguồn lực để tạo điều kiện cho các đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.
Trong thời gian một tháng triển khai, khối lượng công việc có thể tăng lên đáng kể. Nhiều công việc đòi hỏi sự rà soát kỹ lưỡng. Nhiều dữ liệu cần được kiểm kê và chuẩn hóa. Nhiều văn bản và quy trình cần được nghiên cứu.
Vì vậy, Phòng Tổ chức – Hành chính và Phòng Kế hoạch – Tài chính được giao nhiệm vụ phối hợp tham mưu phương án tổ chức nhân lực và nguồn lực thực hiện.
Các nội dung cần được xem xét bao gồm: Khối lượng công việc tăng thêm; Nhu cầu tổ chức làm việc ngoài giờ; Nhu cầu huy động nhân lực bổ sung; Khả năng thuê khoán nhân công khi thực sự cần thiết; Dự toán kinh phí; Cơ chế hỗ trợ phù hợp theo quy định. Quan điểm được xác định rõ: Đầu tư quyết liệt, đúng quy định để có kết quả tốt nhất.
Bởi nếu xác định đây là công việc tạo nền móng cho một giai đoạn phát triển mới, thì việc đầu tư nguồn lực phải tương xứng với tầm quan trọng của nhiệm vụ.
Đánh giá bằng sản phẩm, ghi nhận bằng kết quả
Sau một tháng triển khai, Nhà trường sẽ tổ chức đánh giá kết quả thực hiện. Việc đánh giá không chỉ căn cứ vào báo cáo. Quan trọng hơn là: Sản phẩm đã tạo ra là gì? Chất lượng đến đâu? Có thể sử dụng được hay không? Có đúng tiến độ hay không? Có tạo ra giá trị thực chất cho Nhà trường hay không?
Trên cơ sở kết quả thực hiện, Nhà trường sẽ xem xét khen thưởng đột xuất đối với những tập thể và cá nhân có thành tích tốt. Việc khen thưởng có thể được thực hiện bằng các hình thức phù hợp như: Khen thưởng bằng tiền; Giấy khen; Biểu dương và ghi nhận thành tích.
Bên cạnh đó, những tập thể và cá nhân không thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ, chậm tiến độ hoặc không bảo đảm chất lượng sản phẩm mà không có lý do chính đáng cũng sẽ được xem xét nhắc nhở, chấn chỉnh và phê bình phù hợp.
Tinh thần rất rõ ràng: LÀM TỐT PHẢI ĐƯỢC GHI NHẬN. KHÔNG HOÀN THÀNH PHẢI ĐƯỢC CHẤN CHỈNH. Đó không chỉ là yêu cầu về tiến độ. Đó còn là cách xây dựng văn hóa trách nhiệm trong Nhà trường.
Một tháng để chuẩn bị cho một sự thay đổi lớn hơn
Đợt ra quân một tháng không phải là đích đến. Đây là bước khởi đầu. Thông qua việc rà soát đồng bộ lần này, UED hướng đến việc từng bước chuẩn bị cho một quá trình chuyển đổi toàn diện hơn.
Từ Bộ máy đến Hệ thống văn bản.
Từ Công việc đến Quy trình.
Từ Quy trình đến Dữ liệu.
Từ Dữ liệu đến Hệ thống số.
Và từ Quản lý theo kinh nghiệm đến Quản trị dựa trên dữ liệu.
Trong tương lai, những nền tảng này sẽ tiếp tục được phát triển để UED từng bước xây dựng một phương thức quản trị hiện đại hơn, minh bạch hơn, hiệu quả hơn và thông minh hơn.
Công nghệ sẽ không chỉ là công cụ hỗ trợ. Dữ liệu sẽ không chỉ là những con số nằm trong các báo cáo. Mà dữ liệu sẽ từng bước trở thành một nguồn lực quan trọng phục vụ cho công tác quản trị và ra quyết định.
CÙNG HIỂU – CÙNG LÀM – CÙNG CHỊU TRÁCH NHIỆM
PGS.TS. Võ Văn Minh, Hiệu trưởng Nhà trường cho rằng, một cuộc họp có thể kết thúc trong vài giờ. Nhưng thành công của cuộc họp chỉ được chứng minh bằng những gì diễn ra sau đó.
Chính là cách các đơn vị tổ chức công việc. Là cách lãnh đạo phân công nhiệm vụ. Là cách từng viên chức nhận trách nhiệm. Là những sản phẩm được tạo ra. Và cuối cùng là những thay đổi thực sự trong cách Nhà trường vận hành.
Đợt ra quân lần này đòi hỏi sự đồng thuận và tham gia của toàn bộ hệ thống. Mỗi cán bộ, viên chức cần hiểu rằng: Đây không chỉ là thêm một nhiệm vụ. Đây là cơ hội để chúng ta cùng nhìn lại công việc của mình. Để loại bỏ những bất hợp lý. Để làm rõ trách nhiệm. Để đơn giản hóa quy trình. Để chuẩn hóa dữ liệu. Và để chuẩn bị cho một cách làm mới.
Hiệu trưởng Nhà trường cũng đặc biệt nhấn mạnh: “Chúng ta không triển khai hai văn bản.” “Chúng ta đang cùng nhau thay đổi cách quản trị và vận hành UED.”
Cuộc họp cũng đồng thời chuyển tải những thông điệp hành động rõ ràng, đó là:
MỘT TƯ DUY: Quản trị tốt là nền tảng của chuyển đổi số.
MỘT CÁCH LÀM: AS-IS → TO-BE → DIGITAL.
MỘT YÊU CẦU: Rõ người – rõ việc – rõ sản phẩm – rõ tiến độ – rõ trách nhiệm.
MỘT THÁNG RA QUÂN: Không phải để bắt đầu, mà để có sản phẩm.
MỘT TINH THẦN: Làm quyết liệt, Làm đồng bộ, Làm thực chất, Làm đến kết quả.
MỘT MỤC TIÊU: Xây dựng nền móng cho một UED hiện đại hơn, số hóa hơn và quản trị thông minh hơn.
“Chuẩn hóa hôm nay – chuyển đổi ngày mai. Cùng hiểu – cùng làm – cùng chịu trách nhiệm. Một tháng ra quân – phải có sản phẩm”.